STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH DAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Pengertian
Sistem dan Struktur Organisasi Sekolah
Sistem
dapat didefinisikan sebagai seperangkat objek dengan hubungan-hubungan antara
objek dan hubungan antar atributnya. Dengan kata lain, sistem adalah suatu
kesatuan utuh yang terjalin dari :
1.
Sejumlah bagian
2.
Hubungan bagian-bagian, dan
3.
Atribut dari bagian-bagian itu maupun dari hubungan itu.
System merupakan istilah dari bahasa Yunani dari kata “System” yang
artinya adalah himpunan bagian atau unsure yang saling berhubungan secara
teratur untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan Struktur merupakan susunan
yang diatur sedemikian rupa berdasarkan tujuan
organisasi (kelembagaan) yang berfokus pada misi dan visi sekolah dalam
ranga mencapai tujuan pendidikan nasional. Struktur organisasi adalah struktur
yang mendasari keputusan para Pembina atau Pendiri sekolah untuk mengawali
suatu proses perencanaan sekolah yang strategis.
Struktur
adalah bagaimana bagian-bagian dari sesuatu berhubungan satu dengan lain atau
bagaimana sesuatu tersebut disatukan. Struktur adalahsifat fundamental bagi setiap sistem.
Menurut
para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:
a. Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui
mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
b. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk
setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama
c. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan
suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
d. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity)
sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif
dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk
mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sehingga,
sistem dan struktur organisasi pendidikan mengandung pengertian, “seperangkat
unsur-unsur yang saling terikat dan berhubungan serta saling bergantungan antar
satu sama lain yang merupakan satu kesatuan dengan tujuan bersama yakni
memberikan kemajuan dan peningkatan di bidang pendidikan”.
B. Bentuk-Bentuk Organisasi Sekolah
Setiap unit kerja dipimpin oleh seorang
kepala/pimpinan yang menduduki posisi menurut tingkat unit kerjanya di dalam
keseluruhan organisasi. Posisi, tanggung jawab dan wewenang di dalam suatu
kelompok formal terikat pada struktur dan dibatasi oleh peraturan-peraturan
yang mendasari pembentukan organisasi kerja tersebut. Hubungan kerja yang
didasari wewenang dan tanggung jawab, baik secara vertikal maupun horizontal
dan diagonal akan menunjukan pola tertentu sebagai mekanisme kerja. Dengan kata
lain pembagian tugas, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab serta arus
perwujudan tugas, akan menggambarkan tipe atau bentuk organisasi kerja.
Tipe-tipe organisasi itu antara lain:
1. Organisasi Lini (Line Organization)
1. Organisasi Lini (Line Organization)
Dalam tipe ini semua hak dan kekuasaan berada
pada pimpinan tertinggi. Personal yang lain disebut bawahan tidak mempunyai hak
dan kekuasaan sekecil apa pun karena hanya berkedudukan sebagai pelaksana tugas
dari atasan. Tidak dibenarkan adanya inisiatif dan kreativitas, semua tugas
harus dilaksanakan sebagaimana diperintahkan. Saluran perintah dan penyampaian
tanggung jawab dalam organisasi tipe ini dilakukan melalui prosedur dari atas
ke bawah dan sebaliknya.
2. Organisasi Staf (Staff Organization)
2. Organisasi Staf (Staff Organization)
Dalam tipe ini semua hak, kekuasaan dan
tanggung jawab dibagi habis pada unit kerja yang ada secara bertingkat. Setiap
unit memperoleh sebagian hak dalam menentukan kebijakan sepanjang tidak
bertentangan dengan kebijaksanaan umum dari pimpinan tertinggi. Wewenang dan
tanggung jawab dilimpahkan secara luas, sehingga pimpinan berkedudukan sebagai
koordinator. Tanggung jawab disampaikan secara bertingkat sesuai dengan hak dan
kekuasaan yang dilimpahkan.
3. Bentuk Gabungan (Line and Staff Organization)
3. Bentuk Gabungan (Line and Staff Organization)
Tipe ini sebagai gabungan dari kedua tipe di
atas, menempatkan pimpinan tertinggi sebagai pemegang hak dan kekuasaan
tertinggi dan terakhir. Tidak semua hak, kekuasaan dan tanggung jawab dibagi
habis pada unit kerja yang ada, tugas yang bersifat prinsipil tetap berada pada
atasan/pimpinan tetinggi. Pimpinan unit kerja sebagai staf memperoleh wewenang
dalam bidang kerja masing-masing sepanjang tidak berhubungan dengan tugas yang
menjadi wewenang atau kekuasaan pimpinan tertinggi.
4. Organisasi Fungsional (Fungsional
Organization)
Dalam tipe ini pembagian hak dan kekuasaan
dilakukan berdasar fungsi yang diemban oleh unit kerja dan terbatas pada
tugas-tugas yang memerlukan keahlian khusus. Sehingga personal yang diangkat
dan menerima wewenang untuk menjalankan kekuasaan diserahkan pada orang yang
mempunyai keahlian dalam bidang kerja masing-masing. Wewenang yang dilimpahkan
dibatasi mengenai bidang teknis yang memerlukan keahlian tertentu secara
khusus.
C.
Macam-macam Struktur Organisasi
Struktur Organisasi pendidikan yang pokok ada
dua macam yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Di antara kedua struktur
tersebut terdapat beberapa struktur campuran yakni yang lebih cenderung ke arah
sentralisasi mutlak dan yang lebih mendekati disentralisasi tetapi beberapa
bagian masih diselenggarakan secara sentral. Pada umumnya, struktur campuran
inilah yang berlaku dikebanyakan negara dalam menyelenggarakan pendidikan dan
pengajaran bagi bangsanya.
1. Struktur
Sentralisasi
Di negara-negara yang organisasi
pendidikannya di jalankan secara sentral, yakni yang kekuasaan dan tanggung
jawabnya dipusatkan pada suatu badan di pusat pemerintahan maka pemerintah
daerah kurang sekali atau sama sekali tidak mengambil bagian dalam administrasi
apapun.
Segala sesuatu yang mengenai urusan-urusan
pendidikan, dari menentukan kebijakan (poliey) dan perencanaan, penentuan struktur
dan syarat-syarat personel, urusan kepegawaian, sampai kepada penyelenggaraan
bangunan-bangunan sekolah, penentuan kurikulum, alat-alat pelajaran, soal-soal
dan penyelenggaraan ujian-ujian, dan sebagainya. Semuanya ditentukan dan
ditetapkan oleh dan dari pusat. Sedangkan bawahan dan sekolah-sekolah hanya
merupakan pelaksana-pelaksana pasif dan tradisional semata-mata.
Sesuai dengan sistem sentralisasi dalam organisasi pendidikan ini, kepala sekolah dan guru-guru dalam kekuasaan dan tanggung jawabnya, serta dalam prosedur-prosedur pelaksanaan tugasnya sangat dibatasi oleh peraturan-peraturan dan instruksi-instruksi dari pusat yang diterimanya melalui hierarchi atasannya.
Dalam sistem sentralisasi semacam ini, ciri-ciri pokok yang sangat menonjol adalah keharusan adanya uniformitas (keseragaman) yang sempurna bagi seluruh daerah di lingkungan negara itu. Keseragaman itu meliputi hampir semua kegiatan pendidikan, teutama di sekolah-sekolah yang setingkat dan sejenis.
Adapun keburukan/keberatan yang prinsipal ialah :
Sesuai dengan sistem sentralisasi dalam organisasi pendidikan ini, kepala sekolah dan guru-guru dalam kekuasaan dan tanggung jawabnya, serta dalam prosedur-prosedur pelaksanaan tugasnya sangat dibatasi oleh peraturan-peraturan dan instruksi-instruksi dari pusat yang diterimanya melalui hierarchi atasannya.
Dalam sistem sentralisasi semacam ini, ciri-ciri pokok yang sangat menonjol adalah keharusan adanya uniformitas (keseragaman) yang sempurna bagi seluruh daerah di lingkungan negara itu. Keseragaman itu meliputi hampir semua kegiatan pendidikan, teutama di sekolah-sekolah yang setingkat dan sejenis.
Adapun keburukan/keberatan yang prinsipal ialah :
a. Bahwa administrasi yang demikian cenderung
kepada sifat-sifat otoriter dan birokratis. Menyebabkan para pelaksana
pendidikan, baik para pengawas maupun kepala sekolah serta guru-guru menjadi
orang-orang yang pasif dan bekerja secara rutin dan tradisional belaka.
b. Organisasi dan administrasi berjalan
sangat kaku dan seret, disebabkan oleh garis-garis komunikasi antara sekolah
dan pusat sangat panjang dan berbelit-belit, sehingga kelancaran penyelesaian
persoalan-persoalan kurang dapat terjamin.
c. Karena terlalu banyak kekuasaan dan pengawasan sentral, timbul penghalang-penghalang bagi inisiatif setempat, dan mengakibatkan uniformalitas yang mekanis dalam administrasi pendidikan, yang biasanya hanya mampu untuk sekedar hanya membawa hasil-hasil pendidikan yang sedang atau sedikit saja.
c. Karena terlalu banyak kekuasaan dan pengawasan sentral, timbul penghalang-penghalang bagi inisiatif setempat, dan mengakibatkan uniformalitas yang mekanis dalam administrasi pendidikan, yang biasanya hanya mampu untuk sekedar hanya membawa hasil-hasil pendidikan yang sedang atau sedikit saja.
2. Struktur Desentralisasi
Di negara-negara yang organisasi
pendidikannya di-desentralisasi, pendidikan bukan urusan pemerintah pusat,
melainkan menjadi tanggung jawab pemerintah daerah dan rakyat setempat. Penyelenggaraan
dan pengawasan sekolah-sekolah pun berada sepenuhnya dalam tangan penguasa
daerah.
Kemudian pemerintah daerah membagi-bagikan lagi kekuasaannya kepada daerah yang lebih kecil lagi, seperti kabupaten/kotapraja, distrik, kecamatan dan seterusnya dalam penyelengaraan dan pembangunan sekolah, sesuai dengan kemampuan, kondisi-kondisi, dan kebutuhan masing-msing. Tiap daerah atau wilayah diberi otonomi yang sangat luas yang meliputi penentuan anggaran biaya, rencana-rencana pendidikan, penentuan personel/guru, gaji guru-guru pegawai sekolah, buku-buku pelajaran, juga tentang pembangunan, pemakaian serta pemeliharaan gedung sekolah.
Kemudian pemerintah daerah membagi-bagikan lagi kekuasaannya kepada daerah yang lebih kecil lagi, seperti kabupaten/kotapraja, distrik, kecamatan dan seterusnya dalam penyelengaraan dan pembangunan sekolah, sesuai dengan kemampuan, kondisi-kondisi, dan kebutuhan masing-msing. Tiap daerah atau wilayah diberi otonomi yang sangat luas yang meliputi penentuan anggaran biaya, rencana-rencana pendidikan, penentuan personel/guru, gaji guru-guru pegawai sekolah, buku-buku pelajaran, juga tentang pembangunan, pemakaian serta pemeliharaan gedung sekolah.
Dengan struktur organisasi pendidikan yang
dijalankan secara desentralisasi seperti ini, kepala sekolah tidak semata-mata merupakan
seorang guru kepala, tetapi seorang pemimpin, profesional dengan tanggung jawab
yang luas dan langsung terhadap hasil-hasil yang dicapai oleh sekolahnya. Ia
bertanggung jawab langsung terhadap pemerintahan dan masyarakat awasan dan
sosial-control yang langsung dari pemerintahan dan masyarakat setempat. Hal ini
disebabkab karena kepala sekolah dan guru-guru adalah petugas-petugas atau
karyawan-karyawan pendidik yang dipilih, diangkat, dan diberhentikan oleh
pemerintah daerah setempat.
Tentu saja, sistem desentralisasi yang
ekstrim seperti ini ada kebaikan dan keburukannya. Beberapa kebaikan yang
mungkin terjadi ialah :
a. Pendidkan dan pengajaran dapat disesuaikan dengan memenuhi kebutuhan masyarakat setempat.
a. Pendidkan dan pengajaran dapat disesuaikan dengan memenuhi kebutuhan masyarakat setempat.
b. Kemungkinan adanya persaingan yang sehat
diantara daerah atau wilayah sehingga masing-masing berlomba-lomba untuk
menyelenggarakan sekolah dan pendidikan yang baik.
c. Kepala sekolah, guru-guru, dan
petugas-petugas pendidikan yang lain akan bekerja dengan baik dan
bersungguh-sungguh karena dibiayai dan dijamin hidupnya oleh pemerintah da
masyarakat setempat.
Adapun keburukannya adalah sebagai berikut :
a. Karena otonomi yang sangat luas,
kemungkinan program pendidikan diseluruh negara akan berbeda-beda. Hal ini akan
menimbulkan perpecahan bangsa.
b. Hasil pendidikan dan pengajaran tiap-tiap daerah atau wilayah sangat berbeda-beda, baik mutu, sifat maupun jenisnya, sehngga menyulitkan bagi pribadi murid dalam mempraktekkan pengetahuan atau kecakapannya dikemudian hari di dalam masyarakat yang lebih luas.
b. Hasil pendidikan dan pengajaran tiap-tiap daerah atau wilayah sangat berbeda-beda, baik mutu, sifat maupun jenisnya, sehngga menyulitkan bagi pribadi murid dalam mempraktekkan pengetahuan atau kecakapannya dikemudian hari di dalam masyarakat yang lebih luas.
c. Kepala sekolah, guru-guru, dan petugas pendidikan lainnya cenderung untuk menjadi karyawan-karyawan yang materialistis, sedangkan tugas dan kewajiban guru pada umumnya lain dari pada karyawan-karyawan yang bukan guru.
d. Penyelenggaraan dan pembiayaan pendidikan yang diserahkan kepada daerah atau wilayah itu mungkin akan sangat memberatkan beban mayarakat setempat.
D.
Wewenang dan tanggung jawab organisasi
sekolah
Setelah mengetahui struktur sekolah seperti
apa, maka sebaiknya kita juga harus tahu apa saja wewenang dan tanggung jawab
sekolah. Sebelum itu kita lihat pengertian dari wewenang dan tanggung jawab itu
sendiri.
Wewenang ( Authority ) merupakan syaraf yang
berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat
informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu
wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada
dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang
lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.
T. Hani Handoko membagi wewenang dalam
dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan.
Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain.
Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara
hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan (
acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh
kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak
tergantung pada penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa
seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami komunikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. Mampu secara mental dan phisik untuk
mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang
dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adanya:
1.
Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara
mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi
menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang
didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya
pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power )
berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut
mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Macam-macam kekuasaan:
1.
Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier
dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan
lainnya.
2.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh
seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila
tidak melakukan perintah,
3.
Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena
seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4.
Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari
pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian
atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5.
Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan
pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6.
Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang
dalam bidangnya.
Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung
jawab (responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila
seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan
pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya.
Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan
besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam
menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil. Pengaruh ( influence ) yaitu
transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu
kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul
karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap
juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Setelah melihat pengertian wewenang dan
tanggung jawab di atas, dapat disimpulkan bahwa wewenang dan tanggung jawab
sekolah adalah hak dari organisasi sekolah untuk memerintah orang lain untuk
melakukan sesuatu di sertai pertanggung jawaban dari organisasi sekolah dalam
mengambil keputusan agar tujuan dapat tercapai.
Berikut ini adalah pembagian wewenang dan
tanggung jawab dalam organisasi sekolah:
Kepala
sekolah
Wewenang dan Tanggung Jawab, antara lain :
Menjaga terlaksananya dan ketercapaian
program kerja sekolah
Menjabarkan, melaksanakan dan mengembangkan
Pembelajaran Kurikulum/Program
Mengembangkan SDM
Melakukan pengawasan dan supervisi tenaga
pendidik dan kependidikan
Melakukan hubungan kerjasama dengan pihak
luar
Merencanakan, mengelola dan mempertanggung
jawabkan keuangan
Mengangkat dan menetapkan personal struktur
organisasi
Menetapkan Program Kerja Sekolah
Mengesahkan perubahan kebijakan mutu
organisasi
Melegalisasi dokumen organisasi
Memutuskan mutasi siswa
Mengusulkan promosi dan mutasi pendidik dan
tenaga kependidikan
Menerbitkan dokumen yang dikeluarkan sekolah
Memberi pembinaan warga sekolah
Memberi penghargaan dan sanksi
Memberi penilaian kinerja pendidik dan tenaga
kependidikan
Komite
sekolah
Wewenang dan Tangung jawab, antara lain:
Memberikan masukan terhadap kebijakan mutu
pendidikan
Mengawasi kebijakan sekolah.
Kepala
Tata usaha
Wewenang dan tanggung jawab tata usaha,
antara lain :
Menyusun dan melaksanakan program tata usaha
sekolah.
Menyusun dan melaksanakan kegiatan keuangan
sekolah.
Mengurus administrasi kepegawaian.
Mengurus administrasi kesiswaan.
Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.
Menyusun dan menyajikan data statistik
sekolah.
Menyusun administrasi lainnya.
Melaporkan semua tugas dan tanggung jawabnya
kepada kepala sekolah secara berkala.
Wakil
Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Wewenang dan tanggung jawab, antara lain:
Menyusun program kerja bidang
Kurikulum/Program
Mengkoordinasikan pelaksanaan dan
pengembangan Kurikulum/Program
Memantau pelaksanaan Pembelajaran
Menyelenggarakan rapat koordinasi Kurikulum
Mengkoordinasikan pengelolaan perpustakaan
Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi
pembelajaran
Menyusun kalender pendidikan dan jadwal
pembelajaran
Melaporkan hasil pelaksanaan Pembelajaran
Mengusulkan tugas mengajar pada masing-masing
guru
Menghitung dan melaporkan jam mengajar guru
Merencanakan kebutuhan tenaga pendidik dan
kependidikan
Memeriksa, menyetujui rencana pembelajaran
tiap program Pembelajaran
Memverifikasi Kurikulum
Merencanakan dan melaksanakan bimbingan
belajar dan try out kelas 3
Wakil
Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Wewenang dan tanggung jawab, antara lain:
Mengkoordinasikan PSB ( Penerimaan Siswa Baru
)
Mengkoordinasikan pelaksanaan Masa Orientasi
peserta didik (MOS)
Mengkoordinasikan pemilihan kepengurusan dan
diklat OSIS
Mengkoordinasikan penjaringan dan
pendistribusian semua bentuk beasiswa
Mengkoordinasikan pelaksanaan 4 K
(ketertiban, kedisiplinan, keamanan, dan kekeluargaan)
Membina program kegiatan OSIS
Memeriksa dan menyetujui rencana kerja
pengurus Osis
Melakukan tindakan terhadap siswa terkait
pelanggaran tata tertib siswa
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan lomba
Mengkoordinasikan ekstrakurikuler
Mengkoordinasikan peringatan hari-hari besar
Ketua
program keahlian
Wewenang dan tanggung jawab, antara lain:
Mengkoordinasikan tugas guru dalam
pembelajaran
Mengkoordinasikan pengembangan bahan ajar
Memetakan kebutuhan sumber daya untuk
pembelajaran
Memetakan dunia industri yang relevan
Mengkoordinasikan program praktik kerja
industri
Melaksanakan ujian produktif
Menginventarisasi fasilitas pembelajaran
program keahlian
Melaporkan ketercapaian program kerja
Melakukan langkah-langkah efisien dan efektif
guna kelancaran pembelajaran di program keahlian
Memberi masukan penilaian kinerja pendidik
Memberi sanksi kepada siswa yang melanggar
tata tertib.
Mengusulkan kebutuhan pendidik dan tenaga
kependidikan
Mengusulkan kebutuhan bahan dan peralatan
pembelajaran
Mengusulkan kesejahteraan pendidik dan tenaga
kependidikan program keahlian
Guru
Wewenang dan tanggung jawab, antara lain:
Mengetahui tugas pokoknya sendiri yaitu
memberikan pelajaran sesuai dengan bidang studi
Mengevaluasi hasil pekerjaannya.
Mewakili kepala sekolah dan orang tua siswa
di kelas.
Mengetahui tugas-tugas yang diberikan kepada
siswa dan memeriksa hasil tugas itu untuk dinilai.
Memperhatikan kelakuan dan kerajinan siswa
sebagai bahan laporan kepada kepala sekolah, wali kelas, dan guru BP.
Memecahkan masalah-masalah pelajaran yang
dihadapi siswa untuk memberikan bimbingan pelajaran kepada siswa yang cerdas,
siswa yang kurang cerdas, dan siswa yang membandel.
Memperhatikan hasil ulangan EBTA, EBTANAS,
dan mengisi daftar nilai siswa.
Melaporkan kepada kepala sekolah tentang
hasil kerjanya.
Siswa
Wewenang dan tanggung jawab, antara lain:
Menuntut ilmu sebaik-baiknya
Mempertanggung jawabkan hasil pembelajarannya
Mematuhi peraturan yang sudah di tetapkan
oleh pihak sekolah
E. Pendekatan-pendekatan
organisasi sekolah
a. Peningkatan Mutu Pendidikan
Menurut Mulyani A. Nurhadi ketika
menyampaikan makalahnya pada seminar nasional Peningkatan Kualitas Pendidikan (2005)dengan
mengutip hasil penelitian yang dilakukan David Chapman dan Don Adam terhadap 19
penelitian oleh Simon dan Alexander terhadap 11 penelitian diberbagai negara
serta Woessman menunjukkan berbagai faktor yang mempengaruhi mutu hasil
pendidikan secara signifikan.
Rangkuman hasil penelitian itu dapat
digambarkan sebagai berikut:
Komponen Faktor Kunci
1. Guru/tenaga pendidik
- lama mengajar di kelas
- lamanya persiapan mengajar
- pemilihan metode mengajar
- memberikan pekerjaan rumah
- pengalaman
- tingkat pendidikan
2. Buku
- digunakan untuk belajar
- jumlah jam membaca di rumah
- digunakan untuk pekerjaan rumah
- penggunaan lembar kerja
3. Laboratorium
- efektivitas penggunaan laboratorium
4. Manajemen
- kreasi meningkatkan akuntabilitas
- kreasi mengoptimalkan sumber daya
- membagi informasi
- pemberdayaan dan komitmen
- mobilisasi masyarakat
- struktur organisasi yang mendukung
- kepemimpinan sekolah
Melalui hasil penelitian tersebut kita
selayaknya membangun pendidikan untuk mencerdaskan dan memberadapkan bangsa
sesuai arah pembangunan nasional untuk mentransformasikan peradaban Indonesia
agraris menuju peradaban industrial yang canggih, elok, dan unggul.
b. Perencanaan Pembangunan Pendidikan
Menurut Beeby bahwa perencanaan pendidikan
adalah suatu usaha melihat ke masa depan dalam hal menentukan kebijaksanaan,
prioritas dan biya pendidikan dengan mempertimbangkan kenyataan-kenyataan yang
ada dalam bidang ekonomi, sosial, dan politik untuk pengembangan potensi sistem
pendidikan nasional, memenuhi kebutuhan bangsa dan anak didik yang dilayani
oleh sistem tersebut.
Permasalahan yang dihadapi pendidikan
nasional kita pada umumnya sebagai berikut:
1. Tingkat pendidikan rendah
2. Dinamika struktur penduduk belum
terakomodasi
3. Kesenjangan tingkat pendidikan
4. Fasilitas pendidikan belum memadai
5. Kualitas pendidikan rendah
6. Manajemen belum efektif, efisien, dan
akuntabel
7. Anggaran rendah
Bila demikian halnya permasalahan yang
dihadapi oleh pendidikan, maka kebijakan yang ditempuh dalam merencanakan
pendidikan harus dapat mewujudkan 3 (tiga) program kegiatan yaitu:
1. Perluasan dan pemerataan kesempatan
belajar
2. Peningkatan mutu dan relevansi
3. Governance dan akuntabilitas
II.
Administrasi Pendidikan
A. Pengertian Administrasi Pendidikan
Secara sederhana administrasi itu berasal dari kata latin
“ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada” dan ministro beraarti
“melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan
pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Administrasi dalam arti sempit adalah aktivitas
ketatausahaan, berupa penyusunan dan pencatatan keterangan yang diperoleh
secara sistematis. Administrasi dalam arti luas yaitu: Upaya mencapai tujuan
secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola
kerjasama, Identik dengan organisasi yaitu sistem kerjasama antara dua orang
atau lebih yang secara sadar dimaksudkan untuk mencapai tujuan, Sub sistem dari
organisasi itu sendiri, dengan unsur, tujuan, orang-orang, sumber dan waktu, Upaya
agar semua unsur organisasi bisa berfungsi secara efektif dan efisien,
produktif dan optimal. Beberapa
sarjana telah memberikan pengertian antara lain sebagai berikut:
Menurut
Herbert A. Simonn:
Administration
can be defined as the activities of groups cooperating to accomplish common
goals. Jadi baginya
admnistrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama
untuk mencapai tujuan-tujuan bersama .
Menurut
Leonard D. White:
Administration
is a process common to all groups efforts, public or private, civil or military. Jadi baginya administrasi adalah suatu
proses yang umum ada pada setiap usaha kelompok-kelompok, baik pemerintah
maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil .
Menurut
Prajudi Atmosudirdjo:
Administrasi
merupakan suatu fenomena sosial, suatu perwujudan tertentu di dalam masyarakat
modern. Eksistensi daripada administrasi ini berkaitan dengan organisasi,
artinya administrasi itu terdapat di dalam suatu organisasi. Jadi barang siapa
hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari
terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup, di situ terdapat administrasi.
Menurut
The Liang Gie:
Administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Menurut
Sondang P. Siagian:
Administrasi
adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah
diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau
lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentkan sebelumnya.
Menurut
Hadart Nawawi:
Administrasi
adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerja
sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan
sebelumnya .
Definisi
para ahli tentang administrasi ini sangat banyak karena pada prinsipnya
mempunyai pengertian yang sama yaitu antara lain:
a. Kerja sama;
b. Banyak orang;
c. Untuk mencapai tujuan bersama .
Artian
di atas dimaksudkan sebagai administrasi dalam arti luas, sedangkan pengertian
dalam arti sempit adalah administrasi sebagaimana yang sering kita dengar
sehari-hari yait tata usaha. Memang tata usaha merupakan unsur daripada
administrasi dalam arti luas, secara lengkap unsur-unsur pelaksanaannya
tersebut sebagai berikut:
a. Pengorganisasian;
b. Manajemen;
c. Tata hubungan;
d. Kepegawaian;
e. Keuangan;
f. Perbekalan;
g. Tata usaha;
Untuk dapat memahami administrasi pendidikan
secara keseluruhan, maka perlu terlebih dahulu membahas titik awal pengertian
tersebut, yaitu administrasi. Pengertian dasar tentang administrasi itu akan
merupakan tumpuan pemahaman administrasi pendidikan seutuhnya. Seperti telah
dijelaskan di atas bahwa administrasi secara bebas dapat diartikan bahwa
administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek
tertentu. Pendidikan adalah usaha sadar untuk mengembangkan kepribadian
dan kemampuan manusia, baik di dalam maupun di luar sekolah.
administrasi pendidikan itu merupakan proses
keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak
yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa
administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi
kegiatan perencanaan ,pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan ,khususnya
dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah. Bahwa
administrasi pendidikan itu bukan hanya sekedar kegiatan tata usaha seperti
dilakukan di kantor-kantor ,inspeksi pendidikan lainnya.
B.
Dasar,Fungsi, dan Tujuan Administrasi Pendidikan
1. Dasar-dasar Administrasi Pendidikan
Suatu administrasi pendidikan akan dapat berjalan
dengan baik dan berhasil mencapai tujuan apabila memiliki dasar-dasar yang
tepat. Dasar dalam hal ini pada hakekatnya adalah suatu kebenaran yang bersifat
fundamental yang dapat dijadikan pedoman dan landasan yang tepat untuk
bertindak.
Dalam lingkup dunia pendidikan, dasar dalam administrasi pendidikan digunakan untuk menjadi acuan dan pedoman bagi seorang administrator untuk mendapatkan sukses dalam tugasnya.
Dalam lingkup dunia pendidikan, dasar dalam administrasi pendidikan digunakan untuk menjadi acuan dan pedoman bagi seorang administrator untuk mendapatkan sukses dalam tugasnya.
Dalam lingkup administrasi pendidikan terdapat banyak sekali dasar-dasar, antara lain :
a. Prinsip Efisiensi
Seorang administrator akan berhasil mendapatkan
kesuksesan bila mana seoarang administrator tersebut mampu menggunakan sember
daya atau sumber tenaga dan fasilitas yang ada secara efisien.
b. Prinsip Pengelolaan
Seorang administrator akan mendapatkan hasil yang
efektif dan efisien, yakni hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditetapkan
sebelumnya dari semua sumber daya dan fasilitas yang ada apa bila ia melakukan
pekerjaan manajemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan
mengontrol semua kegiatan dalam proses pencapaian tujuan pendidikan.
c. Prinsip Pengutamaan Tugas Penglolaan
Prinsip pengutamaan ini pada dasarnya penghindaran
diri seorang administrator dari hal-hal yang cenderung bersifat negatif dalam
melakukan administrasi pendidikan. Misalnya bila suatu pekerjaan yang bersifat
manajemen dan pekerjaan yang bersifat operatif dilakukan secara bersamaan maka
seorang administrator akan cenderung melakukan hal-hal yang bersifat operatif.
Hal ini lah yang harus dihindari oleh seorang adiministrator, karena prinsip ini
berimplikasi pada taraf suatu penorganisasian dalam organisasi, semakin rendah
taraf organisasi yang dimiliki maka akan semakin banyak kegiatan operatif yang
dilakukan oleh seorang administrator.
d. Prinsip Kepemimpinan yang Efektif
Seorang administrator akan berhasil dengan baik jika
ia menggunakan prinsip kepemimpinan yang efektif, yakni kepemimpinan yang
memperhatikan dimensi-dimensi hubungan antar manusia (Human Relationship),
dimensi pelaksanaan tugas dan dimensi situasi dan kondisi yang ada.
Dalam prinsip ini, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang administrator untuk mencapai keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya, antara lain: seorang pemimpin harus mempunyai hubungan yang baik dengan bawahannya, dalam artian dia harus mengenal bawahannya sehingga terjalin hubungan yang baik antara atasan dengan bawahannya;
pengawasan terhadap penyelesaian tugas dari setiap anggota dalam oarganisasi sesuai dengan pertelaan tugas, dalam artian jangan hanya karna mementingkan hubungan baik antara atasan dengan bawahan, seorang pemimpin mengabaikan terselesaikannya pekerjaan dengan baik yang dilakukan oleh anggotanya dan sebaliknya, jangan sampai terlalu mementingkan kewajiban kerja sampai-sampai melupakan kepentingan pribadi setiap anggota organisasi.
seorang administrator harus memiliki gaya kepemimpinan yang tepat, yakni mampu memperhitungkan taraf kematangan pada anggota organisasi dan situasi yang ada, misal seorang administrator menemukan tidak adanya gairah pada setiap diri pekerja, maka dalam hal ini seorang administrator harus mampu membangkitkan gairah setiap pekerjanya untuk penyelesaian tugas yang baik.
Dalam prinsip ini, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang administrator untuk mencapai keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya, antara lain: seorang pemimpin harus mempunyai hubungan yang baik dengan bawahannya, dalam artian dia harus mengenal bawahannya sehingga terjalin hubungan yang baik antara atasan dengan bawahannya;
pengawasan terhadap penyelesaian tugas dari setiap anggota dalam oarganisasi sesuai dengan pertelaan tugas, dalam artian jangan hanya karna mementingkan hubungan baik antara atasan dengan bawahan, seorang pemimpin mengabaikan terselesaikannya pekerjaan dengan baik yang dilakukan oleh anggotanya dan sebaliknya, jangan sampai terlalu mementingkan kewajiban kerja sampai-sampai melupakan kepentingan pribadi setiap anggota organisasi.
seorang administrator harus memiliki gaya kepemimpinan yang tepat, yakni mampu memperhitungkan taraf kematangan pada anggota organisasi dan situasi yang ada, misal seorang administrator menemukan tidak adanya gairah pada setiap diri pekerja, maka dalam hal ini seorang administrator harus mampu membangkitkan gairah setiap pekerjanya untuk penyelesaian tugas yang baik.
e. Prinsip Kerjasama
Seorang administrator akan berhasil dengan baik jika
ia mampu mengembangkan kerjasama yang baik diantara setiap orang yang terlibat
dalam organisasinya tersebut baik secara vertikal maupun horizontal.
Dalam kegiatan administrasi pendidikan terdapat dua azas penting yang dapat diterapkan, antara lain :
Dalam kegiatan administrasi pendidikan terdapat dua azas penting yang dapat diterapkan, antara lain :
·
Azas Idiil
Pelaksanaan administrasi pendidikan di suatu negara tergantung
pada sistem pendidikan yang dianut. Di Indonesia, sistem pendidikan yang
digunakan adalah sistem pendidikan pancasila, yakni sistem pendidikan yang
berdasar pada pancasila dan UUD 1945. Karena pada dasarnya administrasi
pendidikan adalah sub sistem dari sistem pendidikan secara luas, maka landasan
idiil yang harus digunakan di dalamnya harus berlandaskan pancasila dan UUD
1945.
·
Azas Operasiona atau
Prinsip
Untuk mencapai tujuan pendidikan nasional yang telah
tercantum dalam Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN), sistem pendidikan
sekolah di Indonesia telah mengalami pembaharuan. Upaya pembaharuan ini tadak
lain dilakukan untuk meningkatkan mutu pendidikan di tingkat sekolah.
adapun fungsi dari administrasi pendidikan
Administrasi pendidikan merupakan
aspek yang penting dalam pendidikan. Administrasi pendidikan merupakan
keseluruhan proses yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan
personil sekolah untuk mendidik peserta didik. Jadi administrasi ini ditujukkan
kepada pendidikan peserta didik secara tidak langsung. Administrasi pendidikan
juga mempunyai beberapa fungsi, yakni administrasi pendidikan memiliki fungsi
sebagai (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) penyusunan, (4) pengarahan,
(5) pengkoordinasian,(6) penganggaran, (7) pergerakan, (8) pengawasan, dan (9)
penilaian.
Tujuan Administrasi Pendidikan
Secara umum, yakni bila ditinjau
dari prinsip-prinsip dan azas administrasi pendidikan, tujuan administrasi
pendidikan adalah untuk tercapainya tujuan pendidikan.
Sergiovanni dan Carver (1975), merumuskan terdapat empat tujuan administrasi, yaitu : efektivitas produksi, efisiensi, kemampuan menyesuaikan diri, dan kepuasan kerja. Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan suatu penyelenggaraan sekolah.Dalam sebuah lembaga atau sekolah, administrasi pendidikan merupakan subsistem dalam sistem pendidikan sekolah. Tujuan administrasi pendidikan adalah berusaha untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan sekolah tersebut.
Secara khusus administrasi pendidikan di sekolah adalah untuk mempersiapkan situasi di sekolah agar pendidikan dan pengajaran di dalamnya berlangsung dengan baik. Sehingga dapat dirumuskan bahwa tujuan administrasi pendidikan di sekolah adalah :
Sergiovanni dan Carver (1975), merumuskan terdapat empat tujuan administrasi, yaitu : efektivitas produksi, efisiensi, kemampuan menyesuaikan diri, dan kepuasan kerja. Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan suatu penyelenggaraan sekolah.Dalam sebuah lembaga atau sekolah, administrasi pendidikan merupakan subsistem dalam sistem pendidikan sekolah. Tujuan administrasi pendidikan adalah berusaha untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan sekolah tersebut.
Secara khusus administrasi pendidikan di sekolah adalah untuk mempersiapkan situasi di sekolah agar pendidikan dan pengajaran di dalamnya berlangsung dengan baik. Sehingga dapat dirumuskan bahwa tujuan administrasi pendidikan di sekolah adalah :
Supaya anak-anak tamatan suatu sekolah memiliki
pengetahuan dan pengertian dasar, mengenai hak dan kewajiban sebagai manusia
Pancasila sesuai dengan ketetapan MPRS No. IV/ 1973 dan berbuat selaras dengan
pengertian itu.
Supaya anak-anak tamatan suatu sekolah memiliki salah satu keterampilan atau kecakapan khusus yang merupakan bekal untuk hidupnya dalam masyarakat. Dan dengan demikian dapat berdiri sendiri serta menyumbangkan kecakapannya bagi pembangunan masyarakat berpancasila.
Supaya anak-anak tamatan suatu sekolah memiliki salah satu keterampilan atau kecakapan khusus yang merupakan bekal untuk hidupnya dalam masyarakat. Dan dengan demikian dapat berdiri sendiri serta menyumbangkan kecakapannya bagi pembangunan masyarakat berpancasila.
Supaya anak-anak tamatan suatu sekolah memiliki
dasar-dasar ilmu pengetahuan yang kokoh serta keterampilan untuk melanjutkan
pendidikannya ke sekolah yang lebih tinggi.
Secara singkat dapat dikatakan administrasi pendidikan
di sekolah bertujuan untuk menciptakan situasi yang memungkinkan anak-anak
memmpunyai pengetahua dasar yang kuat untuk melanjutkan pendidikan dan
mempunyai suatu kecakapan dan keterampilan khusus untuk dapat hidup mandiri
dalam masyarakat serta mempunyai sikap hidup sebagai manusia pancasila dengan
pengabdian untuk membangun manusia pancasila Indonesia
C.
Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan mempunyai ruang
lingkup/bidang garapan yang sangat luas. Secara lebih rinci ruang lingkup
adcministrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Administrasi tata laksana sekolah
Hal ini meliputi :
1. Organisasi dan struktur pegawai tata
usaha
2. Otorosasi dan anggaran belanja
keuangan sekolah
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan
personel sekolah
4. Masalah perlengkapan dan perbekalan
5. Keuangan dan pembukuannya
b. Administrasi personel guru dan pegawai
sekolah
hal ini meliputi :
1. Pengangkatan dan penempatan tenaga
guru
2. Organisasi personel guru-guru
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan
guru
4. Rencana orientasi bagi tenaga guru
yang baru
5. Inservice
training dan up-grading guru-guru
c. Administrasi peserta didik
Hal ini meliputi :
1. Organisasi dan perkumpulan peserta
didik
2. Masalah kesehatan dan kesejahteraan
peserta didik
3. Penilaian dan pengukuran kemajuan
peserta didik
4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta
didik (guidance and counseling)
d. Supervisi pengajaran
Hal ini meliputi :
1. Usaha membangkitkan dan merangsang
semangat guru-guru dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya
masing-masing sebaik-baiknya.
2. Usaha mengembangkan, mencari, dan
menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik
3. Mengusahakan cara-cara menilai
hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.
e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum
Hal ini meliputi :
1. Mempedomani dan merealisasikan apa
yang tercantum di dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha
mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran
2. menyusun dan melaksanakan organisasi
kurikulum beserta materi-materi, sumber-sumber dan metode-metode pelaksanaanya,
disesuaikan dengan pembaharuan pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan
mesyarakat dan lingkungan sekolah
3. kurikulum bukanlah merupakan sesuatu
yang harus didikuti dan diturut begitu saja dengan mutlak tanpa perubahan dan
penyimpangan sedikitpun. Kurikulum meripakan pedoman bagi para guru dalam
menjalankan tugasnya.
f. Pendirian dan perencanaan bangunan
sekolah
Hal in meliputi :
1. Cara memilih letak dan menentukan
luas tanah yang dibutuhkan
2. Mengusahakan, merencanakan dan
menggunakan biaya pendirian gedung sekolah
3. Menentukan jumlah dan luas
ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga,dan
sebagainya.
4. Cara-cara penggunaan gedung sekolah
dan fasilitas-fasilitas lainyang efektif dan produktif, serta pemeliharaannya
secara kontinyu.
5. Alat-alat perlengkapan sekolah dan
alat-alat pelajaran yang dibutuhkan
g. Hubungan sekolah dengan masyarakat
Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan
sekolah-sekolah lain, hubungan sekolah dengan instansi-instansi dan
jawsatan-jawatan lain dan hubungan sekolah dengan masyarfakat pada umumnya.
Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang bersifat
pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat mendatangkan keuntungan dan
perbaikan serta kemajuan bagi kedua belah pihak.
Dari apa yang telah diuraikan di atas, ruang
lingkup yang tercakup di dalam administrasi pendidikan dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
Administrasi material,yaitu kegiatan
administrasi yang menyangkut bidang-bidang materi/benda-benda seperti
:ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-lain.
Administrasi personel,mencakup didalamnya
administrasi personel guru dan pegawai sekolah, dan juga administrasi peserta
didik.
Administrasi kurikulum,yang mencakup
didalamnya penyusunan kurikulum, pembinaan kurikulum, pelaksanaan kurikulum,
seperti pembagian tugas mengajar pada guru-guru, penyusunan silabus,dan
sebagainya.
D.
Proses Adminstrasi Pendidikan
Proses Administrasi Pendidikan berlandaskan kepada 8
proses, yaitu: Proses administratif pendidikan meliputi:
- Perencanaan (planning).
- Pengorganisasian
(organizing).
- Pemberian bimbingan
(counseling).
- Pengoordinasian
(coordinating).
- Pengomunikasian
(comunication).
- Pengontrolan (controlling).
- Penilaian (evaluating).
Berikut ini akan kami jelaskan perincian dari proses
administrasi iri sebut secara jelas.
1.PERENCANAAN (PLANNING)
Suatu perencanaan yang matang diperlukan dalam setiap
kegiatan vang hendak dikerjakan. Tanpa perencanaan yang matang, kita tidak
dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita laksanakan akan berjalan lancar
serta mencapai tujuan. Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan ila iam
pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan
rencana yang harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu yang
diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan
menganalisis data serta merumuskan keputusan.
Satu hal yang penting yang menentukan perencanaan
adalah pembuatan keputusan yang merupakan proses yang mempersiapkan segala
sesuatu yang diperlukan dalam pembuatan perencanaan. Pola pengambilan keputusan
yang dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh dari pencatatan dan
penelitian pengembangan data, penganalisisan data,pengambilan Keputusan,
pengoperasian data, dan penentuan data operasional.
Dalam menentukan penganaiisisan dala perlu
diperhatikan:
- Perumusan tujuan kegiatan.
Tujuan merupakan bagian dari perencanaan yang mengendalikan kegiatan.
Perumusan tujuan ini akan menjadi tepat bila diambil dari hasil analisis
yang akurat sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Hal yang perlu
diingat dalam merumuskan tujuan adalah mengutamakan sifat praktis, jelas,
dan tegas.
- Penentuan yang lengkap kegiatan
untuk mencapai tujuan. Sem ua aspek yang tercakup dalam ruang lingkup ini
harus terarah dan tidak boleh terpisah antara satu aspek dengan aspek
lainnya. Masing-masing dari aspek tersebut harus saling menunjang dan
saling melengkapi untuk meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan. Bila
tidak demikian, maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
- Penentuan jangka waktu yang
diperlukan. Jangka waktu yang diperlukan bergantung pada sifat dan jenis
tujuan dan ruang lingkup yang ditetapkan. Penetapan jangka waktu ini harus
memperhitungkan luasnya ruang lingkup kegiatan sehingga dapat mencapai
tujuan. Bila jangka waktu yang ditentukan itu terbatas, maka ruang lingkup
yang disediakan harus sesuai dengan jangka waktu yang ada.
- Menetapkan metode dan alat yang
akan digunakan. Metode yang digunakan harus efektif, mudah, ringan, tidak
membutuhkan waktu lama, tidak memboroskan waktu dan dana, serta berisiko
ringan. Penetapam metode ini dipengaruhi pula oleh pikiran, tenaga, waktu,
ruang, dana yang tersedia, jika semua itu dalam keadaan terbatas sebaiknya
menggunakan metode yang mudah, sederhana, ringan, dan tidak mengandung
risiko.Adapun yang termasuk alat adalah tenaga dan dana yang tersedia.
Dalam hal ini, alat yang digunakan harus sesuai dengan metode yang
ditentukan dan memudahkan pencapaian tujuan sehingga mampu memberikan
hasil semaksimal mungkin.
- Merumuskan penilaian untuk
mencapai tujuan (Evaluasi).
Kegiatanini ditujukan untuk menilai proses kerja
secara keseluruhan, yaitu meliputi pengontrolan terhadap keserasian dan
ketepatan alat yang dipergunakan serta kemampuan setiap orang yang terlibat
dalam mewujudkan kerja. Selain itu, kegiatan ini diperlukan untuk menentukan
apakah tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai dengan mempergunakan metode,
alat, dan cara yang telah ditetapkan.
Organisasi perencanaan berhubungan dengan penetapan
tujuan organisasi, penentuan sumber, dan hambatan dalam mencapai tujuan, dan
penentuan langkah untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Secara jelas,
langkah-langkah untuk menentukan perencanaan adalah:
- Menentukan tujuan yang akan
dicapai.
- Mengadakan penelitian masalah.
- Mengumpulkan data.
- Menentukan langkah yang akan
ditempuh dalam usaha pencapaian tujuan.
- Mencari upaya pemecahan masalah
dan penyelesaian pekerjaan.
Adapun syarat-syarat dalam membuat perencanaan adalah:
- Memiliki tujuan yang jelas,
namun sederhana, dan bersifat praktis.
- Menghindari sikap
untung-untungan dalam menentukan perencanaan dan menghindari adanya
penduplikasian perencanaan.
- Mengoordinasikan kegiatan yang
akan dilakukan sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
- Mengatur pelaksanaan kegiatan
berdasarkan urutan kepentingan masing-masing sehingga tidak terjadi
tumpang tindih antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lainnya.
- Melakukan penghematan tenaga,
biaya, dan waktu dan me¬manfaatkan sumber daya yang tersedia dengan
sebaik-baiknya dan menyesuaikan kegiatan dengan jumlah dana yang tersedia.
2.PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pada dasarnya, pengorganisasian termasuk dalam
kegiatan penyusunan rencana untuk menciptakan hubungan kerja antar personal
dalam suatu kegaiatan organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa fungsi
pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan. Dalam perencanaan dilakukan
pengelompokkan bidang-bidang kerja dalam ruang lingkup kegiatan tertentu.
Pengelompokan bidang kerja ini harus dapat menciptakan hubungan kerja yang
jelas agar antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang
tersebut saling melengkapi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan
yang diharapkan dapat tercapai.
Sebelum membahas lebih jauh, berikut ini akan diuraikan definisi dari organisasi:
1.Organisasi adalah kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama. (Prof. DR. Oteng Sutisna, MSc. Ed, Administrasi Pendidikan DasarTeoritis untuk Praktek Profesional, hlm.174)
2.Organisai adalah sistem kerja sama sekelompok orang
untuk mencapai tujuan bersama. (DR. Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan,
hlm. 24)
3.Organisai adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud dan tujuan
pendidikan. (Drs. Ngalim Purwanto, MP, Administrasi dan Supervisi Pendidikan,
hlm. 16)
4.Organisasi adalah setiap sistem kerja sama yang
dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. (The Liang
Gie, Administrasi Perkantoran Modern, hlm. 56)
Definisi yang disebutkan di atas hanyalah sekadar
contoh karena masih banyak definisi lainnya yang tidak dapat disebutkan satu
per satu dalam buku ini. Namun, yang perlu diperhatikan bahwa pada dasarnya
semua definisi organisasi memiliki pengertian yang sama, yaitu suatu kerja sama
yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah
disepakati bersama. Kerja sama tersebut hanya dapat terwujud bila orang-orang
yang terlibat dalam organisasi saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya
dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. Selain itu, beban tugas, wewenang, dan
tanggungjawab yang diberikan kepada mereka sesuai dengan kemampuan,
pengetahuan, dan pengalaman mereka. Dengan adanya komunikasi dan keselarasan di
antara mereka maka tujuan organisasi dapat tercapai.
Suatu organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum,
di antaranya:
- Organisasi harus mempunyai
tujuan yang jelas dan kesamaan pandangan seluruh personal yang terlibat
dalam organisasi.
- Organisasi harus memiliki
pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotanya serta mendelegasikan
tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada mereka sesuai dengan bakat,
pengetahuan dan ke¬mampuan mereka.
- Organisasi memiliki struktur
organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan sehingga batasan wewenang
pekerjaan antarpersonal menjadi jelas.
Organisasi memiliki berbagai fungsi di antaranya adalah:
Menetapkan bidang-bidang kerja, metode dan alat yang dibutuhkan, serta personal yang dibutuhkan.
Membina hubungan antara personal yang terlibat,
tanggung jawab, wewenang, hak dan kewajiban mereka sehingga mempercepat
tercapainya tujuan organisasi. Adapun asas dalam organisasi, di antaranya
adalah:
- Organisasi harus profesional,
yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan
demikian, perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan
kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang
ada.
- Pengelompokan satuan kerja
harus menggambarkan pembagian kerja. Pengelompokan beban tugas yang
sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja. Beban kerja setiap satuan
kerja harus memiliki batas-batas yang jelas dan sebanding pada tiap-tiap
tingkatnya.
- Organisasi harus mengatur
pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian, pimpinan
organisasi hanya melakukan tugas yang penting saja. Setiap anggota
melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan beban tugas masing-masing.
- Organisasi harus mencerminkan
rentangan kontrol. Rentangan kontrol ini dipengaruhi oleh jenis dan sifat
pekerjaan, jarak antara unit yang dikontrol, volume tugas dan stabilisasi
organisasi.
- Organisasi harus mengandung
Kesatuan perintah. Kesatuan perintah ini harus jelas antara pimpinan
organisasi dengan anggota organisasi sehingga tidak terjadi tumpang tindih
dalam pelaksanaan kerja.
- Organisasi harus fleksibel dan
seimbang. Dalam arti bila terjadi
- perubahan atau penambahan
volume kerja maka struktur organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan
tersebut. (DR. I ladari Navvavvi, 31-35)
3.PEMBERIAN BIMBINGAN (COUNSELL1NG)
Pemberian bimbingan, khususnya dalam organisasi
pendidikan di sekolah ditujukan agar setiap personal yang terlibat dalam
sekolah dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan beban lugas yang diberikan
kepada mereka. Kegiatan bimbingan ini biasanya dilakukan oleh pimpinan
organisasi (dalam hal ini kepala sekolah) atau mereka yang sudah memiliki
banyak pengalaman dalam berorganisasi, dengan cara memberikan peftmjuk kepada
para anggotanya sehingga mereka dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
yang pada akhirnya memberikan manfaat bagi per¬kembangan sekolah.
Langkah awai daiam pemberian bimbingan adalah mencari sumber peimasalahan yang utama sehingga permasalahan lain yang berkaitan dengan masalah utama lersebui dapat ikut terpecahkan. Biia periu melakukan pengoreksian, maka pengoreksian tersebut harus ditujukan bagi kepentingan organisasi bukan untuk mencari kesalahan seseorang. Dengan demikian kegiatan bimbingan ini memberikan manfaat yang menyeluruh, baik bagi anggota yang melakukan kesalahan, maupun bagi anggota lainnya agar mereka tidak melakukan yang sama pada kemudian hari. Cara pemberian perintah pun harus dilakukan dengan ekstra hati-hati dan menghindarkan adanya unsur paksaan karena segala sesuatu yang dilakukan atas dasar paksaan tidak akan memberikan hasil yang baik.
Setelah masalahnya diketahui, langkah selanjutnya adalah memberikan petunjuk praktis tentang cara menyelesaikan suatu pennasalahan. Dalam hal ini dapat memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk memberikan sumbang saran sehingga mendapatkan cara yang tepat, di samping merangsang kreativitas para anggota untuk mengembangkan organisasi.
Langkah awai daiam pemberian bimbingan adalah mencari sumber peimasalahan yang utama sehingga permasalahan lain yang berkaitan dengan masalah utama lersebui dapat ikut terpecahkan. Biia periu melakukan pengoreksian, maka pengoreksian tersebut harus ditujukan bagi kepentingan organisasi bukan untuk mencari kesalahan seseorang. Dengan demikian kegiatan bimbingan ini memberikan manfaat yang menyeluruh, baik bagi anggota yang melakukan kesalahan, maupun bagi anggota lainnya agar mereka tidak melakukan yang sama pada kemudian hari. Cara pemberian perintah pun harus dilakukan dengan ekstra hati-hati dan menghindarkan adanya unsur paksaan karena segala sesuatu yang dilakukan atas dasar paksaan tidak akan memberikan hasil yang baik.
Setelah masalahnya diketahui, langkah selanjutnya adalah memberikan petunjuk praktis tentang cara menyelesaikan suatu pennasalahan. Dalam hal ini dapat memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk memberikan sumbang saran sehingga mendapatkan cara yang tepat, di samping merangsang kreativitas para anggota untuk mengembangkan organisasi.
4.PENGOORDINASIAN (COORDINATING)
Pengoordinasian dibutuhkan untuk menghindari adanya
tumpang tindih dalam pekerjaan, pelimpahan wewenang dan penyelesaian
permasalahan yang ada dalam organisasi. Dengan demikian, dapat diciptakan
hubungan serasi antar semua orang yang terlibat dalam organisasi.
Dalam program pendidikan di sekolah terdapat berbagai
jenis kegiatan yang harus saling menunjang sehingga tujuan yang diharapkan
dapat tercapai. Karena itu, diperlukan tindakan pengoordinasian yang efektif
agar kegiatan yang ada tidak berdiri sendiri-sendiri. Satu jenis kegiatan tidak
boleh lebih diutamakan deripada kegiatan lainnya karena semua kegiatan
memberikan kontribusi yang sama besar dalam pencapaian tujuan. Pengoordinasian
ini tidak hanya dibutuhkan dalam unit kegiatan yang ada, melainkan
jugaantarpersonal yang terlibat di dalam unit kegiatan. Dengan adanya
pengoordinasian yang efektif akan timbul kerja sama yang efektif sehingga
tujuan yang diharapkan dapat segera tercapai.
5.PENGOMUNIKASIAN (COMUNICATION)
Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu
organisasi, khususnya, organisasi sekolah. Setiap personal yang terlibat harus
saling berkomunikasi agar permasalahan yang ada serta sejauh mana per¬kembangan
organisasi dapat diketahui. Dengan demikian, dapat dilakukan langkah lebih
lanjut. Selain itu, komunikasi mi juga sangat membantu dalam pembuatan
keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan pendapat-pendapat dari
para personal untuk menemukan pendapatyang dapat menyumbangkan solusi yang
tepat.
Berikut ini merupakan unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi, diantaranya adalah adanya:
Berikut ini merupakan unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi, diantaranya adalah adanya:
1.Pengirim berita (komunikator),
2.Berita atau informasi yanga akan disampaikan,
3.Alat atau sarana untuk menyampaikan berita, misalnya
telepon, surat, teleks, radio, televisi, dan lain-lain,
4.Respon dari penerima berita (komunikan).
Komunikasi dapat dilakukan dalam dua macam hubungan, yaitu:
- Hubungan tegak (vertikal) iaiah
proses penyampaian berita dari pimpinan kepada bawahan (vertikal ke bawah)
maupun dari bawahan kepada pihak atasan (vertikal ke atas).
- Hubungan datar (horizontal)
hubungan antara para anggota yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi dapat berjalan dilakukan dengan cara vertikal ke bawah, yaitu pimpinan organisasi memberikan pengarahan kepada seluruh personal di bawahnya secara langsung mengenai soal-soal kebijaksanaan prosedur dan pemberian pengarahan yang bersifat umum. Dengan demikian, pihak bawahan dapat memberikan pengarahan tersebut kepada orang-orang yang berada di bawah mereka. Demikian seterusnya hingga tingkat yang paling bawah sehingga setiap personal mengetahui pengarahan tersebut.
Komunikasi juga dilakukan dengan cara vertikal ke
atas, yaitu dari para personal yang berada pada tingkat bawah hingga pimpinan
organisasi. Biasanya dilakukan dalam bentuk tertulis ataupun bentuk lisan.
Dalam pendidikan di sekolah, misalnya guru memberikan masukan kepada kepala
sekolah, dan selanjutnya kepala sekolah menyampaikan masukan tersebut kepada
kepala kantor wilayah, kemudian kepala kantor wilayah me¬nyampaikannya kepada
menteri pendidikan dan kebudayaan. Komunikasi dengan cara seperti ini pun sangat
bermanfaat bagi perkembangan organisasi karena para anggota bawahan lebih
mengetahui permasalahan yang ada secara iangsung sehingga mereka dapat
memberikan jaian pemecahan yang terbaik. Namun, hal ini terkadang tidak dapat
berjaian mulus karena ada juga pimpinan yang tidak bersedia menerima masukan
dari para anggotanya.
Selain penyampaian komunikasi tersebut, ada juga cara penyampaian komunikasi dengan cara horizontal yaitu pengomunikasian yang dilakukan di antara para anggota sendiri. Dalam organisasi sekolah, misalnya, antara guru dengan guru, kepala sekolah dengan kepala sekolah, dan sebagainya. Hal ini biasanya sangat efektif karena tidak ada pihak yang merasa memiliki kekuasaan lebih tinggi dibandingkan dengan yang lainnya.
Selain penyampaian komunikasi tersebut, ada juga cara penyampaian komunikasi dengan cara horizontal yaitu pengomunikasian yang dilakukan di antara para anggota sendiri. Dalam organisasi sekolah, misalnya, antara guru dengan guru, kepala sekolah dengan kepala sekolah, dan sebagainya. Hal ini biasanya sangat efektif karena tidak ada pihak yang merasa memiliki kekuasaan lebih tinggi dibandingkan dengan yang lainnya.
Komunikasi dapat dibedakan menjadi:
- Komunikasi lisan, yaitu
komunikasi yang dilakukan secara lisan, baik yang dilakukan dalam vertikal
ke atas, vertikal ke bawah.
- ataupun horizontal.
- Komunikasi lisan harus
dilakukan dengan hati-hati agar berita atau pesan yang disampaikan
benar-benar sesuai dengan tujuan. Cara penyampaiannya pun lebih baik
dengan cara yang baik dan tidak mengandung unsur pemaksaan.
- Komunikasi tulisan, yaitu
komunikasi yang dilakukan secarajulisan, misalnya dalam bentuk surat.
Dalam melakukan komunikasi secara tulisan harus menggunakan bahasa yang
baik dan benar. Sebaiknya mengikuti kaidah ejaan yang disempurnakan.
- Komunikasi bebas, yaitu setiap
personal bebas berkomunikasi dengan sesama anggota lainnya yang dibatasi
oleh kedudukan dan jabatan dalam organisasi.
- Komunikasi terbatas, yaitu
komunikasi yang dilakukan hanya dengan orang tertentu saja yang setingkat
kedudukannya dalam organisasi.
Selain itu, komunikasi juga dapat dibedakan atas:
- Komunikasi formal, yaitu
komunikasi yang dilakukan secara menyeluruh ke semua arah, dari pimpinan
hingga kepada personal yang paling rendah kedudukannya dalam organisasi,
yang harus diketahui oleh seluruh anggota organisasi.
- Komunikasi informal, yaitu
komunikasi yang hanya dilakukan berdasarkan hubungan pribadi dan sosial
para anggota. Komunikasi ini lebih diarahkan pada tuj uan-tujuan
organisasi.
- Komunikasi ekstern, yaitu
penyampaian informasi ke luar organisasi. Dalam arti komunikasi dilakukan
dengan orang atau badan di luar organisasi tersebut.
- Komunikasi intern, yaitu
penyampaian informasi antarsesama anggota organisasi.
Mills dan Standingford berpendapat bahwa dalam berkomunikasi perlu memperhatikan hal-hal berikut, yaitu:
- Kecepatan, yaitu memperhatikan
waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan berita. Hal ini mempengaruhi cara
pengiriman berita, yaitu apakah berita akan disampaikan melalui surat,
telepon, e-mail, ataupun sarana lainnya.
- Kecermatan, yaitu kecermatan
dalam menulis berita sehingga isi berita yang akan disampaikan benar-benar
sesuai dengan maksud penyampaian berita.
- Keselamatan, yaitu yang
menyangkut keselamatan pengiriman berita agar diterima oleh komunikan
dengan tepat. Sehubungan dengan hal ini, perlu diperhatikan cara
pengiriman berita yang menjamin agar berita tidak hilang dalam perjalanan.
- Kerahasiaan, untuk menjamin
bahwa orang yang tidak ber¬kepentingan tidak mengetahui isi berita.
- Warkat, apakah berita yang
disampaikan akan disampaikan dengan lisan atau tulisan.
- Kesan. Komunikasi disampaikan
perlu diupayakan agar me¬ninggalkan kesan yang baik oleh si penerima.
- Biaya. Dalam pengiriman berita
harus sesuai dengan biaya yang disediakan. (The Liang Gic, halaman 87-88).
Adapun media komunikasi yang dapat digunakan adalah:
- Media auditif, yaitu informasi
yang disalurkan melalui indera pendengaran. Bentuk komunikasinya adalah
komunikasi secara lisan dan alat yang digunakan adalah radio, televisi,
teleoon, dan sebagainya.
- Media visual, yaitu informasi
yang disalurkan melalui indera penglihatan. Bentuk komunikasinya adalah
komunikasi tulisan dan alat yang digunakan adalah majalah, surat, brosur,
koran, gambar, diagram, dan lain-lain.
- Media audio visual, yaitu
informasi yang disalurkan melalui indera penglihatan dan indera
pendengaran. Bentuk komunkasinya adalah komunikasi lisan dan tulisan dan
alat yang digunakan adalah slide. televisi, film, dan sebagainya.
6.PENGONTROLAN (CONTROLLING)
Bagaimanapun baiknya kegiatan yang dilakukan dan
teraturnya koordinasi yang dilakukan dalam kegiatan organisasi bila tidak
dilakukan upaya pengontrolan maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai
dengan sempurna. Kegiatan pengontrolan ini dilakukan untuk mengetahui apakah
semua kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaan semula di samping
mengetahui hasil-hasil yang telah dicapai dalam jangka waktu tertentu. Selain
itu, tindakan pengontrolan juga dapat mengetahui kesalahan atau penyimpangan
yang dilakukan oleh anggota organisasi sehingga dapat dicarikan jalan
pemecahannya. Fungsi kegiatan pengontrolan yang lainnya adalah menentukan
data-data yang menjadi penyebab adanya penyimpangan dalam organisasi, data
untuk meningkatkan pengembangan organisasi, dan data mengenai hambatan yang
ditemui oleh seluruh anggota organisasi. Selain itu, fungsi kegiatan
pengontrolan juga mengetahui sejauh mana tujuan organisasi yang telah tercapai.
Pengontrolan dapat dilakukan secara langsung ataupun
tidak langsung. Pengontrolan yang dilakukan secara langsung dilakukan melalui
kegiatan pengawasan ditempai Adapun pengontrolan yang dilakukan secara tidak
langsung adalah pengontrolan yang dilakukan melalui kebijakan-kebijakan,
pemberian instruksi melalui surat edaran, dan sebagainya.
Beberapa ha! yang harus diperhatikan dalam melakukan
kegiatan pengontrolan adalah mengutamakan sikap objektivitas sehingga tidak ada
pihak yang merasa dirugikan, bersifat fleksibel untuk menyesuaikan perubahan
situasi yang mungkin terjadi, mencegah agar penyimpangan yang terjadi tidak
terulang kembali, dan melibatkan orang-orang yang dinilai sehingga dapat
diketahui masalah yang sebenarnya yang memudahkan penemuan cara pemecahannya.
Adapun faktor yang menyebabkan diperlukannya kegiatan
pengontrolan adalah adanya perbedaan tujuan antara organisasi dengan anggota
personal administrasi dan adanya jangka waktu tertentu pada saat tujuan
dirumuskan dan pada saat tujuan tercapai. Kegiatan pengontrolan ini semakin
efektif bila hal-hal yangTlikontrol mencakup keseluruhan bagian dalam
organisasi, juga bila dilakukan secara berkesinambungan dalam jangka waktu
tertentu. Pengontrolan yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama dan tidak dilakukan
secara kontinu tidak akan memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan.
Tahap-tahap yang perlu diperhatikan dalam kegiatan
pengontrolan adalah melakukan pemeriksaan terhadap seluruh kegaiatan organisasi
terlebih dahulu, kemudian mengecek laporan pertanggungjawaban dari setiap unit
kegiatan dan mengumpulkan semua informasi dari keseluruhan unit kegiatan yang
dapat dijadikan sebagai bahan untuk menentukan apakah kegiatan tersebut
dilakukan sesuai dengan standar pokok yang telah ditentukan. Pengontrolan ini
bukan hanya untuk mengecek kelengkapan kegiatan yang dilakukan, melainkan juga
mengencek apakah hasil dari kegiatan yang dilakukan oleh keseluruhan kegiatan
telah sesuai dengan tujuan.
Dalam organisasi pendidikan sekolah, pengontrolan ini
ditujukan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan., pemeriksaan, dan
penilaian. Pengontrolan ini dipegang oleh kepala sekolah. Ia harus memberikan
bimbingan dan arahan serta mengontrol sejauh mana para guru menjalankan
tugasnya dalam usaha mengembangkan potensi siswa. Selain itu, ia juga harus
mengontrol kegiatan tata usaha sekolah seberapa jauh mereka melakukan
fungsi-fungsi administrasi sekolah dan apakah hasilnya telah sesuai dengan yang
diharapkan. Bila menemukan penyimpangan-penyimpangan, baik yang dilakukan oleh
guru, petugas administrasi, ataupu para siswa, sebaiknya kepala sekolah
berusaha mencari cara untuk memecahkannya. Bila permasalahan yang ada sangat
kompleks, sebaiknya melibatkan guru, staf tata usaha, ataupun bagian lainnya
atau kepada petugas kantor wilayah dan menampung pendapat mereka hingga
menemukan pemecahan yang terbaik.
Hal yang perlu diperhatikan adalah kegiatan
pengontrolan ini dilakukan bukan mencari-cari kesalahan orang lain ataupun
memberikan hukuman kepada mereka yang telah melakukan penyimpangan, melainkan
untuk mengadakan perbaikan dalam usaha menyelesaikan semua permasalahan yang
ada demi kepentingan tujuan organisasi. Selain itu.
7.PENILAIAN (EVALUATING)
Proses terakhir dalam proses kegiatan administrasi
adalah penilaian Itau evaluasi. Dengan melakukan penilaian, dapat diketahui
efektivitas Ktiap kegiatan organisasi serta dapat diketahui kelemahan dan
kelebihan r lama berlangsungnya proses administrasi. Kelemahan yang ada dapat
dicarikan jalan keluarnya dan kelebihannya dapat dipertahankan bahkan
ditingkatkan. Selain itu, dapat diketahui apakah seluruh rangkaian kegiatan
dalam organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan, apakah seluruh proses
administrasi telah berjalan dengan baik, apakah komunikasi nntarpersonal telah
menciptakan kerja sama yang baik, dan apakah tujuan yang diharapkan telah
tercapai.
Penilaian sebaiknya dilakukan secara berkala sehingga
dapat dijadikan landasan untuk melakukan perbaikan pada semua bidang
administrasi. Penilaian ini juga harus didukung oleh fakta-fakta yang dapat
membawa ke arah perubahan yang positif serta memberikan cara terbaik untuk
membuat keputusan. Unsur objektivitas penilai juga turut berperan dalam
memberikan penilaian. Selain itu, penilai harus memiliki pengetahuan tentang
teknik-teknik penilaian yang baik, bersedia menerima kritikan konstruktif dari
pihak lain.
Beberapa tahap dalam penilaian adalah menentukan
aspek-aspek yang akan dinilai, menentukan kriteria penilaian, kemudian
mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kriteria tersebut. Semua data
yang terkumpul diakumulasikan sehingga diperoleh kesimpulan serta menyeluruh.
Dari kesimpulan inilah dapat diketahui bagian mana saja dari kegiatan
organisasi yang perlu dihilangkan, ditambah atau ditingkatkan dan bagian
manakah yang perlu dipertahankan.
Dalam organisasi, pendidikan di sekolah, penilaian ini
dilakukan oleh kepala sekolah dengan bantuan guru, petugas tata usaha, atau
pihak lainnya yang berkompeten. Semua bagian yang dilibatkan dalam penilaian
ini harus memiliki kesamaan pandangan dan bertanggungjawab atas terwujudnya
tujuan yang diharapkan oleh sekolah. Setelah melakukan penilaian,masing-masing
bagian memberikan hasil penilaiannya kepada kepala sekolah, kemudian secara
bersama-sama membahas penilaian tei sebui dan membuat kesimpulan.
Penilaian dilakukan secara berkala, serta mencakup
semua lingkup yang ada disekolah dan dilakukan secara menyeluruh. Dengan adanya
penilaian ini, sekolah akan mampu menyediakan kebutuhan siswa, menentukan
program pendidikan yang sesuai dengan para siswanya, dan menghasilkan
lulusan-lulusan yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik. Di
samping itu, penilaian dalam organisasi pendidikan di sekolah dapat mendeteksi
penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh personal di sekolah, sehingga
penyimpangan tersebut tidak bertambah luas. Keuntungan lainnya dalam melakukan
penilaian ini adalah dapat mengetahui apakah metode yang digunakan sekolah
telah dilaksanakan dengan baik dan berhasil guna, apakah kemajuan belajar para
siswa terus meningkat, apakah lulusannya memperoleh pengetahuan yang baik,
apakah kesukaran dan kelemahan yang ada dalam sekolah dapat teratasi, apakah
perlu mengubah metode yang telah digunakan, dan hal lainnya.
E. Pengelolaan Pembelajaran
Ditinjau dari segi etimologi, istilah pengelolaan berasal
dari kata “kelola ” dan kata kerjanya “mengelola ” atau mengelolakan.
Mengelolakan berarti mengurus, melakukan, penyelenggarakan. Sedangkan ditinjau
dari terminologi atau pengertiannya, Drs.Winarno Hamiseno sebagaimana dikutip oleh
Drs. Suharsimi Arikunto menjelaskan Pengelolaan adalah Substansi dari
mengelola. Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang di mulai dari
penyusunan data, merencana,
mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan penilaian. dijelaskan
selanjutnya bahwa pengelolaan menghasilkan sesuatu dan sesuatu itu dapat
merupakan sumber penyempurnaan dan peningkatan pengelolaan selanjutnya.
Tujuan yang diniatkan dalam setiap kegiatan belajar mengajar,
baik sifatnya intruksional maupun tujuan pengiring akan dapat dicapai secara
optimal apabila dapat menciptakan dan mempertahankan kondisi yang menguntungkan
bagi peserta didik. Perlu disadari pula bahwa bekerja dalam dunia pendidikan
khususnya dalam kaitannya dengan pengelolaan, kita tidak bisa bertindak seperti
seorang juru masak dengan resep buku masakan nya. suatu masalah yang timbul
mungkin dapat berhasil diatasi dengan cara tertentu pada saat tertentu dan pada
seorang atau sekelompok peserta didik tertentu. Akan tetapi cara tersebut tidak
dapat digunakan untuk mengatasi masalah yang sama, pada waktu berbeda, terhadap
sekelompok peserta didik yang lain. Dengan mengkaji konsep dasar pengelolaan
dan mencobanya dalam berbagai situasi kemudian dianalisis, akibatnya secara
sistematis diharapkan agar setiap guru akan dapat mengelola proses belajar
mengajar secara lebih baik.
Pengelolaan disini ada dua yaitu pengelolaan pembelajaran dan
pengelolaan kelas, yang mana keduanya ini adalah suatu kegiatan yang sangat
erat hubungannya namun dapat dan harus dibedakan satu sama lain karena disini
mempunyai tujuan yang berbeda. Kalau pembelajaran mencakup semua kegiatan yang
secara langsung dimaksudkan untuk mencapai tujuan- tujuan pembelajaran
(menentukan peserta didik, menyusun rencana pembelajaran, menentukan media dan
strategi kemudian menganalisis hasil belajar mengajar). Maka pengelolaan kelas
menunjuk kepada kegiatan-kegiatan yang menciptakan dan mempertahankan kondisi
yang optimal bagi terjadinya proses belajar (pembinaan “raport”, penghentian
tingkah laku peserta didik yang menyelewengkan perhatian dikelas dan
sebagainya). Dengan perkatan lain, di dalam proses belajar mengajar di sekolah
dapat di bedakan adanya dua kelompok masalah yaitu masalah dalam pembelajaran
dan masalah pengelolaan kelas.
Pembelajaran dapat diartikan sebagai proses kerja sama antara
guru dan siswa dalam memanfaatkan segala potensi dan sumber yang ada baik
potensi yang bersumber dari dalam diri siswa itu sendiri seperti minat, bakat
dan kemampuan dasar yang dimiliki termasuk gaya belajar maupun potensi yang ada di luar diri siswa
seperti lingkungan, sarana dan sumber belajar sebagai upaya untuk mencapai
tujuan belajar tertentu. Menurut Degeng pembelajaran adalah upaya untuk
membelajarkan siswa. Dalam pengertian ini secara implisit dalam pembelajaran
terdapat kegiatan memilih, menetapkan, dan mengembangkan metode untuk mencapai
hasil pembelajaran yang diinginkan. Dalam hal ini istilah pembelajaran memiliki
hakikat perencanaan atau perancangan (desain) sebagai upaya untuk membelajarkan
siswa. Sering terjadi dalam suatu peristiwa mengajar dan belajar, antara guru
dan siswa tidak berhubungan. Guru asyik menjelaskan materi pelajaran di depan
kelas.dalam suatu proses pembelajaran selama memanfaatkan segala potensi yang
dimiliki untuk keberhasilan belajar. Sementara di bangku siswa juga asyik
dengan kegiatanya sendiri, melamun, ngobrol bahkan juga mengantuk. Dalam
peristiwa semacam ini tidak terjadi proses pembelajaran, karena dua
komponen penting dalam system pembelajaran tidak terjadi kerja sama. Dalam
suatu peristiwa belajar dan mengajar dikatakan terjadi suatu pembelajaran,
manakala guru dan siswa secara sadar bersama-samamengarah pada tujuan yang
sama.
Adapun beberapa administrasi yang harus disiapkan oleh
seorang guru, seperti:
1.
Program Tahunan
3.
Program Semester
4.
Silabus
5.
Analisis SK/KD atau Pemetaan
6.
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)
7.
Bahan Pembelajaran
8.
Media Pembelajaran
9.
Kreteria Ketuntasan Minimal (KKM)
10.
Daftar Nilai
11.
Daftar Kelas
12.
Lembar Kerja Siswa (LKS)
13.
Analisis Soal
14.
Program Remedial dan Pengayaan
15.
Analisis Hasil Belajar
16.
Jurnal Kegiatan
17.
Batas Pembelajaran
19.
Denah Tempat Duduk siswa
20.
Buku Inventaris Kelas
21.
Buku Penerimaan Raport
22.
Buku Pengembalian Raport
F. Bidang-Bidang Tugas Administrasi Pendidikan
Dimuka sudah dikatakan bahwa administrasi
pendidikan berfungsi sebagai alat bagi lembaga pendidikan. Ini berarti bahwa
administrasi pendidikan tidak memberikan sumbangan langsung terhadap pencapaian
tujuan-tujuan pendidikan. Administrasi pendidikan hanya melaksanakan segala
upaya yang mungkin agar proses belajar-mengajar dapat berlangsung dengan
lancar, efisien dan efektif.
Meskipun beraneka ragam aspek yang diperhatikan dan kegiatan yang dilakukan oleh administrasi pendidikan, namun pada galibnya semua itu dapat digolongkan atas beberapa kategori atau bidang kegiatan pokok antaranya :
Meskipun beraneka ragam aspek yang diperhatikan dan kegiatan yang dilakukan oleh administrasi pendidikan, namun pada galibnya semua itu dapat digolongkan atas beberapa kategori atau bidang kegiatan pokok antaranya :
1. Administrasi Kurikulum
Di Indonesia, kurikulum ditentukan secara
terpusat di tingkat Nasional. Ruang lingkup bahkan sekuensanya ditentukan
secara sentral. Oleh karena itu, sekolah-sekolah yang sejenis dan setingkat
menggunakan kurikulum yang sama.
Konsekuensi sistem sentralisasi kurikulum ini antara lain adalah sekolah-sekolah hanya tinggal melaksanakan kurikulum yang telah ditetapkan. Diantara kegiatan yang dapat dan perlu dilakukan oleh sekolah dalam rangka administratif kurikulum adalah :
Konsekuensi sistem sentralisasi kurikulum ini antara lain adalah sekolah-sekolah hanya tinggal melaksanakan kurikulum yang telah ditetapkan. Diantara kegiatan yang dapat dan perlu dilakukan oleh sekolah dalam rangka administratif kurikulum adalah :
a. Penyusunan kalender pengajaran tahunan.
b. Penyusunan jadwal pengajaran harian dan
mingguan.
c. Pencarian dan pengembangan sumber-sumber
belajar.
d. Pengembangan persiapan mengajar.
e. Pengembangan kegiatan-kegiatan
kokurikuler.
f. Pengembangan instrumen penilaian,
pelaksanaan, dan pelaporan hasil-hasil belajar.
g. Pengembangan strategi dan teknik-teknik mengajar-belajar.
g. Pengembangan strategi dan teknik-teknik mengajar-belajar.
2. Administrasi Personil
Pada umumnya personil pendidikan dibedakan
atas personil instruksio-nal dan personil noninstruksional. Di Indonesia
tergolong atas tenaga edukatif dan tenaga administratif. Tenaga edukatif
seperti guru melaksanakan tugas-tugas pengajaran, sedangkan tenaga
administratif melaksanakan tugas-tugas administratif dalam arti yang luas. Banyak
sekali kegiatan yang dilakukan dalam rangka administrasi personil ini.
Diantaranya yang paling penting adalah :
a. Penentuan kebutuhan akan tenaga personil yang diperlukan, baik jumlah jenis maupun kualifikasinya.
b. Perumusan deskripsi pekerjaan.
c. Penyusunan struktur kompensasi.
d. Penyusunan struktur organisasi.
e. Penggerakkan.
f. Seleksi.
g. Pengusulan pengangkatan menjadi calon
pegawai.
h. Penempatan dan poenyelenggaraan masa
orientasi.
i. Penyelenggaraan masa percobaan.
j. Penilaian untuk keperluan pengembangan,
promosi, penurunan pangkat atau kedudukan, transfer dan pemberhentian.
3. Administrasi Sarana
Banyak sekali jenis sarana pendidikan yang
diperlukan oleh lembaga-lembaga pendidikan. Dalam bidang sarana umum misalnya
adalah gedung dan lingkungan fisik sekolah. Perabot sekolah seperti lemari,
meja dan kursi atau bangku, papan tulis, mesin tik, mesin stensil. Di bidang
sarana instruksional termasuk buku-buku, alat peraga, perlengkapan
laboratorium, dan berbagai media instruksional lain. Tidak pula dilupakan
fasilitas olah raga dan kesenian.
Upaya yang perlu dilakukan berkenaan dengan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, pemeliharaan, dan pengaman sarana dimaksud. Yang penting diperhatikan disini adalah segala sarana yang tersedia hendaknya dimanfaatkan semaksimal mungkin. Oleh karena itu penting dilakukan upaya agar sarana senantiasa fungsional dalam artian selalu siap bila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Administrasi Keuangan
Upaya yang perlu dilakukan berkenaan dengan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, pemeliharaan, dan pengaman sarana dimaksud. Yang penting diperhatikan disini adalah segala sarana yang tersedia hendaknya dimanfaatkan semaksimal mungkin. Oleh karena itu penting dilakukan upaya agar sarana senantiasa fungsional dalam artian selalu siap bila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Administrasi Keuangan
Sumber-sumber keuangan sekolah yang utama adalah Pemerintah dan orang tua siswa. Melalui usaha POMG dapat pula diperoleh sumbangan dari pihak swasta. Atas usaha sekolah sendiri pun dapat diperoleh dana tambahan, umpamanya dengan membuka koperasi sekolah, peternakan, usaha kerajinan, perkebunan dan dari pameran atau pertunjukan sekolah.
Kegiatan-kegiatan yang tercakup dalam
administrasi keuangan ini antara lain meliputi:
a.Penyusunan anggaran lengkap dengan peruntukannya
b.Pencarian sumber-sumber keuangan tanpa
melanggar peraturan-peraturan yang berlaku.
c.Pengaturan pemasukan, penyimpanan,
pengalokasian, pembelanjaan atau penggunaannya.
d. Pencatatan atau pembukuan.
e.Pemeriksaan dan penyusunan laporan
pertanggungjawaban.
5. Administrasi Siswa
Prinsip-prinsip yang berlaku dalam administrasi personil yang telah dibicarakan di muka pada dasarnya terpakai juga dalam administrasi siswa. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka ini antara lain :
a.
Penentuan
daya tampung sekolah.
b.
Penentuan
syarat-syarat, prosedur dan pelaksanaan pendaftaran.
c.
Seleksi.
d.
Pengelompokkan.
e.
Penetapan
dan pembinaan disiplin siswa.
f.
Evaluasi
siswa untuk berbagai keperluan seperti kenaikan kelas.
g.
Pelaporan
dan penyimpanan catatan data tentang siswa.
h.
Administrasi
Layanan-layanan Khusus
Untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar, berbagai layanan khusus bagi siswa perlu dikembangkan dan diatur penyelenggaraannua. Tujuannya adalah agar setiap siswa dapat memperoleh manfaat sebesar-besarnya dari situasi belajar-mengajar yang dilaksanakan di sekolah. Layanan-layanan khusus dimaksud antara lain layanan bimbingan dan penyuluhan, layanan psikologis, layanan kesehatan, layanan makanan dan minuman dan layanan transportasi serta pemberian bantuan finansial atau material.
7. Hubungan Sekolah dan Masyarakat
Sekolah adalah salah satu lembaga sosial yang
melayani anggota-anggota masyarakat di bidang pendidikan. Sekolah-sekolah hidup
di tengah-tengah masyarakat dan kelangsungan hidupnya banyak ditentukan oleh
masyarakat. Komponen utama di sekolah adalah anggota-anggota masyarakat, yaitu
para siswa, yang harus dilayani sebaik-baiknya. Sekaligus berarti bahwa yang
terutama memetik hasil pendidikan itu juga adalah masyarakat.
Hubungan dan kerjasama masyarakat hendaklah
dipelihara dan ditingkatkan secara aktif oleh sekolah.
Dalam hubungan ini Burrup menunjukkan ciri-ciri hubungan sekolah dan masyarakat yang baik :
a.
Jujur
dalam maksud dan dalam pelaksanaan.
b.
Implisit
atau tersirat dalam seluruh program sekolah.
c.
Berkesinambungan
dalam penyelenggaraannya.
d.
Positif
dalam pendekatan.
e.
Bersifat
komprehensif,peka dan sederhana dalam segi konsep dan perumusannya.
DAFTAR
PUSTAKA
Aditya Media.Nawawi, Hadari.
1989. Organisasi Kelas sebagai Lembaga
Pendidikan. Jakarta: Haji Masagung.
Marlina. 2010. Struktur Organisasi.
[online] tersedia. 25 April
2011.http://marlinafis.blogspot.com/2010/04/sistem-dan-struktur-organisasi-sekolah.html
Pmancoffeemix. 2010. Kurikulum Organisasi Sekolah.
[online] tersedia. 25 April 2011. http://pmancoffeemix.wordpress.com/2010/12/18/kurikulum-tentang-organisasi-sekolah/
Direktorat Tenaga Kependidikan.
2008. Pendidikan dan Pelatihan Pengorganisasian Sekolah. [online]
tersedia. 25 April 2011.www.google.com/pengorganisasian sekolah 1
Kencana Syafiie,
Inu. 2006. Ilmu Adminisrasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta.
Simon,
Herbert. 1959. Public Administratio. New York: Alfred Knopf.
White, Leonard.1955. introduction to The
Study of Public Admnistration. New York: The Mac Millan Company.
Sagala, Syaiful.
2006. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta.
Wiyono, Ketang. 2015. Mdul profesi kependidikan. Indralaya: Universitas
Sriwijaya.
No comments:
Post a Comment